Opdrachten die na 1 januari 2026 door Virtual Notaris B.V. worden aanvaard, worden uitgevoerd met inachtneming van onderstaande algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en op verzoek digitaal verkrijgbaar.
Toepasselijkheid
Artikel 1.1.
Opdrachten die na 1 januari 2026 door Virtual Notaris B.V. worden aanvaard, worden uitgevoerd met inachtneming van onderstaande algemene voorwaarden. Algemene voorwaarden van voor deze datum zijn op deze opdrachten en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden niet meer van toepassing. Deze algemene voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel en zijn ook op verzoek digitaal verkrijgbaar.
Op de dienstverlening van Virtual Notaris B.V. zijn de volgende algemene voorwaarden van toepassing en alle opdrachten worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd onder toepasselijkheid van deze algemene voorwaarden.
Artikel 1.2.
Opdrachtnemer is de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Virtual Notaris B.V., statutair gevestigd te Amsterdam, kantoorhoudende op het adres IJdok 95, 1013 MM Amsterdam, ingeschreven in het Nederlandse Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 98618482, handelend onder de naam Virtual Notaris B.V, hierna ook te noemen: “Virtual Notaris”. Opdrachtnemer is uitdrukkelijk geen notariskantoor.
Artikel 1.3.
Alle opdrachten worden met uitsluiting van de artikelen 7:404 en 7:407 lid 2 BW uitgevoerd. Dit geldt ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat de opdracht door een bepaalde persoon wordt uitgevoerd.
Opdracht en aansprakelijkheid
Artikel 2.1.
Alle bedingen in deze algemene voorwaarden zijn mede gemaakt ten behoeve van Virtual Notaris alsmede van al degenen die voor of namens Virtual Notaris werkzaam zijn of voor wier handelen of nalaten Virtual Notaris aansprakelijk zou kunnen zijn. Ook derden die bij de uitvoering van de opdracht zijn ingeschakeld, kunnen een beroep doen op deze algemene voorwaarden.
Artikel 2.2.
Een opdracht aan Virtual Notaris, via de website of anders, wordt aanvaard en uitgevoerd door Virtual Notaris of door haar betrokken derden. De dienstverlening geschiedt onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer. Het staat Virtual Notaris vrij om verleende opdrachten onder haar verantwoordelijkheid te laten uitvoeren door de door haar aan te wijzen vennoten, werknemers of door Virtual Notaris ingehuurde zelfstandige krachten. Virtual Notaris kan indien dit in het belang van de opdracht is ook derden inschakelen.
Artikel 2.3.
Virtual Notaris zal bij de uitvoering van de aan haar verleende opdrachten en bij de selectie van door haar in te schakelen derden de zorg van een goed opdrachtnemer in acht nemen.
Artikel 2.4.
Een opdracht geldt als aanvaard: a) als de opdracht door Virtual Notaris is bevestigd; b) als de opdrachtgever niet weersproken een door Virtual Notaris opgemaakte (concept)-akte in ontvangst neemt; c) als Virtual Notaris niet door opdrachtgever weersproken werkzaamheden verricht namens opdrachtgever voor de cliënten van opdrachtgever.
Artikel 2.5.
Virtual Notaris heeft een beroepsaansprakelijkheidsverzekering van €250.000 per aanspraak en €500.000 per verzekeringsjaar.
Artikel 2.6.
Iedere aansprakelijkheid van Virtual Notaris is beperkt tot de door haar te ontvangen verzekeringsuitkering, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico. Indien en voor zover geen uitkering plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het in rekening gebrachte honorarium voor de werkzaamheden waaruit de schade is ontstaan.
Artikel 2.7.
Virtual Notaris is pas aansprakelijk indien haar factuur geheel betaald is. Een eventuele vordering tot schadevergoeding kan niet worden ingesteld tegen werknemers of overige personen die bij, voor of namens Virtual Notaris werkzaam zijn. Elk recht op schadevergoeding vervalt twaalf (12) maanden na de gebeurtenis waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit.
Honorarium, verschotten en overige kosten
Artikel 3.1. – 3.5.
De kosten omvatten het honorarium, de verschotten en een vergoeding voor vaste kantoorkosten, alle vermeerderd met de verschuldigde omzetbelasting. Tenzij anders afgesproken, wordt het honorarium bepaald aan de hand van de opdracht — via een vaste prijs, pakketprijs, of tarief per besteed uur. Virtual Notaris behoudt zich het recht voor om (uur)tarieven tussentijds te wijzigen en verhogingen van derdentarieven door te belasten. Virtual Notaris is steeds bevoegd van de opdrachtgever één of meer verrekenbare voorschotten te verlangen. Bij gebreke van betaling is Virtual Notaris bevoegd werkzaamheden op te schorten of te staken.
Betaling
Artikel 4.1. – 4.5.
Virtual Notaris accepteert geen contante betalingen en accepteert uitsluitend betaling in euro. Declaraties dienen binnen veertien dagen na factuurdatum te zijn voldaan. Bij niet-tijdige betaling is de opdrachtgever in verzuim en is wettelijke vertragingsrente verschuldigd. Indien de opdracht door meerdere personen wordt verstrekt, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk. Alle vorderingsrechten vervallen één jaar na het moment waarop de opdrachtgever bekend werd of redelijkerwijs had kunnen zijn met het bestaan ervan.
Archivering
Zodra 7 jaar zijn verstreken na het afsluiten van een zaak die bij Virtual Notaris in behandeling is geweest, heeft Virtual Notaris het recht om de desbetreffende dossiers en de zich daarin bevindende stukken zonder verdere aankondiging uit haar archieven te verwijderen en te vernietigen.
WWFT
Het merendeel van de dienstverlening valt onder de Wet ter voorkoming van Witwassen en Financiering van Terrorisme (WWFT). Virtual Notaris is verplicht een cliëntonderzoek uit te voeren inclusief identiteitsvastelling en -verificatie, en bij ongebruikelijke transacties melding te doen bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-NL). Met het verstrekken van de opdracht verklaart de opdrachtgever zich met deze verplichtingen akkoord.
Verwerking persoonsgegevens
7.1.
Voor zover in het kader van het uitvoeren van de werkzaamheden persoonsgegevens worden verwerkt, zullen deze persoonsgegevens behoorlijk en zorgvuldig worden verwerkt overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
7.2. – 7.3.
Technische en organisatorische maatregelen worden getroffen om persoonsgegevens te beschermen. In het geval van een beveiligingslek of datalek zal Virtual Notaris per omgaande de betrokkene informeren en alle vereiste maatregelen treffen conform de meldplicht datalekken.
Toepasselijk recht / bevoegde rechter
Virtual Notaris houdt zich aan alle beroeps- en gedragsregels die voor notarissen gelden, voor zover van toepassing. Er geldt een Klachten- en Geschillenregeling Notariaat (www.knb.nl, www.degeschillencommissie.nl). De rechtsverhouding tussen Virtual Notaris en de opdrachtgever is uitsluitend onderworpen aan Nederlands recht. Voor beslechting van geschillen zijn uitsluitend de Nederlandse rechter of de Geschillencommissie Notariaat bevoegd.