Privacyverklaring m.i.v. 1 januari 2026

Privacyverklaring

Hoe Virtual Notaris persoonsgegevens verkrijgt, gebruikt, beveiligt en verwerkt.

In deze verklaring

Wij leggen uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

1. Algemeen

1.1. Inleiding

Virtual Notaris B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

In deze privacyverklaring leggen wij uit hoe we persoonsgegevens die wij verkrijgen gebruiken, beveiligen en verwerken. Wij respecteren de privacy van onze opdrachtgevers en de gebruikers van onze websites en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die je ons verschaft, wordt verwerkt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en toepasselijke wet- en regelgeving, ter bescherming van persoonsgegevens, en vertrouwelijk wordt behandeld. Het kan voorkomen dat deze privacyverklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Controleer daarom regelmatig onze privacyverklaring op de website. Deze kun je vinden onderaan de website.

1.2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle personen waarvoor Virtual Notaris persoonsgegevens verwerkt.

Hieronder een overzicht van de belangrijkste categorieën, doch niet limitatief:

—

bezoekers van onze website

—

potentiële cliënten van Virtual Notaris

—

cliënten van Virtual Notaris

—

ontvangers van Virtual Notaris’ nieuwsbrieven en andere mailings

—

personen die betrokken zijn bij een opdracht of aanvraag

—

derden die met Virtual Notaris communiceren

—

alumni en sollicitanten

2. Persoonsgegevens die wij verzamelen

Wij verwerken persoonsgegevens die aan ons worden verstrekt in het kader van de dienstverlening aan onze opdrachtgevers, en persoonsgegevens die in het kader van onze dienstverlening op andere wijze bij ons bekend worden.

In sollicitatieprocedures verwerken wij de gegevens die de sollicitant(e) ons in het kader van de sollicitatie ter beschikking stelt.

2.1. Persoonsgegevens bij opdracht

Als je aan ons opdracht geeft voor het maken van een notariële akte, voor advies of een andere opdracht, vragen we je een aantal gegevens aan ons door te geven. We vragen ook om jezelf te identificeren met een geldig legitimatiebewijs en daarvan een fotokopie te maken.

2.2. Persoonsgegevens bij geen opdracht

Als je een vraag aan ons stelt, bijvoorbeeld via het contactformulier van Virtual Notaris, of via de website een afspraak maakt dan wel een aanvraag indient, dan maken we gebruik van de gegevens die jij zelf aan ons hebt verstrekt.

2.3. Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door ons gebruikt voor het toezenden van de nieuwsbrief. We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf akkoord hebt gegeven. Je kunt je altijd afmelden via de link onderaan de nieuwsbrief.

2.4. Persoonsgegevens via digitale kanalen

Virtual Notaris is een digitaal platform. Veel contacten verlopen telefonisch, via formulieren, e-mail, social media of Microsoft Teams. Persoonsgegevens die je daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Steeds vaker verloopt contact via e-mail, social media (WhatsApp, Facebook, Instagram) of via onze chat. Meta (moederbedrijf WhatsApp, Facebook en Instagram) hanteert haar eigen privacybeleid. Als je contact met ons legt of akkoord gaat met onze privacy policy, stem je daarmee ook in met de privacyregels van het betreffende platform.

2.5. Overige gegevens die wij verzamelen

Op basis van het gebruik van de website leggen wij informatie vast (onder andere het gebruikte IP-adres) door gebruik te maken van cookies. Deze cookies verzamelen we om gebruiksstatistieken te verzamelen en voor het personaliseren van de website. Verder verwerken wij de documenten die jij uploadt bij het aanvragen van bepaalde documenten.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Virtual Notaris heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw bezoek aan en het gebruik van de website te beveiligen en misbruik van jouw gegevens te voorkomen. Alle personen die namens Virtual Notaris van jouw persoonsgegevens kennis kunnen nemen, zijn verplicht hierover geheimhouding te betrachten.

3.1. Welke persoonsgegevens verwerken we bij geen opdracht?

Wanneer je een afspraak- of contactformulier hebt ingevuld of andere aanvragen doet via de website van Virtual Notaris, verwerken wij alleen de gegevens die je zelf aan ons verstrekt. Hiervoor vragen we onder meer de volgende persoonsgegevens:

—

voornaam

—

achternaam

—

e-mailadres

—

telefoonnummer

3.2. Welke persoonsgegevens verwerken we bij een opdracht?

Bij een opdracht kunnen wij onder andere de volgende persoonsgegevens van jou verwerken:

—

Voornaam

—

Geboortenaam

—

Geslacht

—

Geboortedatum

—

Geboorteplaats

—

BSN nummer

—

Adresgegevens

—

Telefoonnummer

—

E-mailadres

—

Familierelatie

—

Bankrekeningnummer

—

Fotokopie geldig legitimatiebewijs

Ook kunnen wij gegevens over anderen verwerken die jij hebt verstrekt, of die een ander over jou heeft verstrekt in het kader van de uitvoering van de overeenkomst van opdracht — bijvoorbeeld wanneer jij in jouw testament een erfgenaam benoemt:

—

Volledige voornamen

—

Geboortenaam

—

Geboorteplaats

—

Geslacht

—

Buitenlandse adresgegevens (indien van toepassing)

3.3. Welke persoonsgegevens verwerken we voor nieuwsbriefabonnees?

We versturen alleen nieuwsbrieven als je daar zelf akkoord voor hebt gegeven. Voor aanmelding vragen we:

—

voornaam

—

achternaam

—

e-mailadres

—

telefoonnummer

3.4. Welke persoonsgegevens verwerken wij bij chatcontact?

Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens bij chatcontact:

—

voornaam

—

achternaam

—

e-mailadres

—

telefoonnummer

—

de inhoud van je berichten

—

datum en tijd van contact

—

eventuele contacthistorie

Virtual Notaris zal nimmer via een chat vragen om een fotokopie van jouw legitimatiebewijs of andere privacygevoelige informatie. Wij gebruiken chatfuncties via website-chat, WhatsApp, Instagram-chat en Microsoft Teams. Voor de relevante diensten hebben wij waar nodig een verwerkersovereenkomst afgesloten.

3.5. Persoonsgegevens sollicitanten

Wij verwerken de navolgende persoonsgegevens van sollicitanten:

—

Voornaam

—

Achternaam

—

Adresgegevens

—

Geboortedatum

—

E-mailadres

—

Telefoonnummer

—

Curriculum vitae

—

Cijferlijsten

—

Getuigschriften

—

Referenties

—

Sollicitatiebrief of -e-mail

3.6. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers jonger dan 16 jaar, tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Als je ervan overtuigd bent dat wij zonder toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via hello@virtualnotaris.com, dan verwijderen wij deze informatie.

4. Doel en grondslag van de persoonsgegevens die wij verwerken

Virtual Notaris verwerkt persoonsgegevens op grond van een of meer wettelijke basis, voor de volgende doeleinden:

—

het behandelen en afhandelen van contactverzoeken en aanvragen

—

het uitvoeren van opdrachten

—

communicatie met opdrachtgevers over onze dienstverlening

—

informeren over wijzigingen van onze diensten en producten

—

het afhandelen van betalingen

—

voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals belastingaangifte

—

overige doelen waarvoor toestemming is gegeven, zoals nieuwsbrieven

—

administratie en beheer van bij ons werkzame personen

Indien je akkoord hebt gegeven voor cookies, gebruikt Virtual Notaris de verzamelde informatie om de website verder te ontwikkelen en te verbeteren.

5. Microsoft Teams

Virtual Notaris maakt gebruik van Microsoft Teams, onderdeel van Microsoft 365. Om online besprekingen via Microsoft Teams aan te bieden, moeten we persoonsgegevens overdragen. Dat gebeurt alleen wanneer je kiest om AVG-toestemming aan te vinken, waardoor je de privacyverklaring goedkeurt.

5.1. Doeleinden en rechtsgrondslag

We gebruiken Microsoft Teams om diensten aan te bieden (zoals online adviesgesprekken, consulten of webinars) en om communicatie intern en extern mogelijk te maken. Het gebruik van dit platform is in ons legitieme belang omdat het de levering van onze diensten ondersteunt.

5.2. De verwerkte (persoons)gegevens

Welke gegevens worden verwerkt hangt af van de aangeboden dienst, gebruikte technische functies en informatie die je verstrekt voor, tijdens of na deelname aan een meeting. Gewoonlijk verwerken we de volgende gegevens:

Deelnemersgegevens: voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord voor toegang tot de vergadering, optioneel profielfoto en telefoonnummer.

Metadata: tijd en datum van de vergadering, duur, onderbrekingen, aan- en afmeldtijden, IP-adressen van deelnemers en informatie over gebruikte hardware en software.

Tekst-, audio- en videogegevens: bij gebruik van de chat-, vraag- of poll-functie wordt tekstinvoer verwerkt. Tijdens de vergadering worden (persoonlijke) gegevens van de videocamera en microfoon verwerkt. De camera en/of microfoon kunnen op elk moment worden uitgeschakeld.

Opname, opslag: optioneel worden video-, audio- en presentatieopnames of transcripties gemaakt. Opnames worden alleen verwerkt als dit noodzakelijk is voor de dienstverlening door Virtual Notaris.

5.3. Gebruikte platform en ontvanger van de (persoons)gegevens

In de gegevensbeschermingsverklaring van Microsoft Teams staat de verwerking van jouw gegevens beschreven: https://learn.microsoft.com/en-us/microsoftteams/teams-privacy. Binnen Virtual Notaris ontvangen alleen medewerkers persoonsgegevens voor zover zij deze nodig hebben.

5.4. Technische en organisatorische maatregelen

Voor bescherming van persoonsgegevens worden onder meer de volgende maatregelen genomen:

—

Gebruikersauthenticatie en twee-factor authenticatie

—

Transport- en end-to-end versleuteling

—

Mogelijkheid achtergronden te pixeleren na activering van de camera

—

Deelname zonder account (gastaccount) of installatie (webcliënt)

—

Opname en opslag standaard uitgeschakeld, pas gestart na toestemming

Teams biedt standaard beveiligings- en privacymaatregelen zoals TLS/SRTP encryptie, veilige opslag en ISO-/SOC-compliance.

6. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Virtual Notaris bewaart jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor jouw gegevens worden verzameld. Voor alle in artikel 3.2 genoemde categorieën geldt dat wij deze minimaal bewaren totdat de opdracht is afgerond. Jouw gegevens worden niet langer dan een jaar bewaard indien er geen overeenkomst met jou tot stand komt, tenzij langer bewaren nodig is uit hoofde van wettelijke of contractuele verplichtingen.

7. Delen van persoonsgegevens met derden

Virtual Notaris deelt jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de opdracht, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer jij daarvoor toestemming hebt gegeven. Met bedrijven die jouw gegevens in onze opdracht verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst.

Meest voorkomende derden aan wie Virtual Notaris jouw persoonsgegevens kan verstrekken (niet uitsluitend):

—

Diverse notarissen — voor het ondertekenen van akten in het kader van jouw opdracht

—

Rechtbank — voor informatie over inschrijving van huwelijkse of partnerschapsvoorwaarden

—

Belastingdienst — indien wij opdracht uitvoeren voor aangifte erfbelasting

8. Verwerking van persoonsgegevens in een derde land

Sommige professionals en/of medewerkers van Virtual Notaris werken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), thans Suriname en Curaçao. Dit betekent dat jouw persoonsgegevens vanuit die landen kunnen worden verwerkt en ingezien.

Virtual Notaris zorgt ervoor dat doorgiften rechtmatig plaatsvinden. Wij gebruiken daarvoor de door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen (SCC’s) en treffen aanvullende maatregelen, waaronder:

—

toegang uitsluitend via beveiligde (versleutelde) verbindingen

—

beperking van toegang tot persoonsgegevens tot professionals die deze echt nodig hebben

—

het zoveel mogelijk vermijden van lokale opslag buiten de EER

—

twee-factor authenticatie

9. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Virtual Notaris gebruikt alleen technische en functionele cookies, alsmede analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone.

De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en jouw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Je kunt je afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van jouw browser verwijderen.

10. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen en toestemming intrekken

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens door Virtual Notaris en heb je het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging of intrekking van toestemming sturen naar hello@virtualnotaris.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vragen wij jou een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs met dat verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie jouw pasfoto, de MRZ, jouw paspoortnummer en het Burgerservicenummer (BSN) zwart. We reageren zo snel mogelijk, uiterlijk binnen vier weken.

Virtual Notaris wil jou er ook op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

11. Hoe we jouw persoonsgegevens beveiligen

Virtual Notaris neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website van Virtual Notaris maakt gebruik van een HTTPS-verbinding (Secure Socket Layer) om te borgen dat jouw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.

Als je de indruk hebt dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via hello@virtualnotaris.com.

12. Wijzigingen van deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze verklaring. Wanneer je onze privacyverklaring regelmatig raadpleegt, ben je van deze wijzigingen op de hoogte. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 1 januari 2026.

Vragen over je persoonsgegevens?

Neem contact op via hello@virtualnotaris.com voor inzage, correctie, verwijdering of bezwaar.

Contact

Online

Curious how our works

See how you can get creatives done faster, never miss a deadline, AND save 70% on costs."

Schedule a demo

Send message

Take a tour

System update

Follow our social media-

Create by MokUI Design

Curious how our works

See how you can get creatives done faster, never miss a deadline, AND save 70% on costs."

Schedule a demo

Send message

Take a tour

System update

Follow our social media-

Create by MokUI Design